5 Dicas de Gestão de Custos para Buffet

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A gestão de custos estratégica é um ponto chave para o sucesso de um buffet, tanto de pequeno como de grande porte: isso não se discute.

A questão, no entanto, não é apenas obter a redução de custos e, sim, como reduzi-los com inteligência. Somente assim é possível obter uma rentabilidade sustentável.

Se, em um momento de crise, você dispensa funcionários treinados, por exemplo, terá que contratar outros mais à frente e, novamente, investir em treinamento. Se você decide diminuir estoques, pode não ter como atender o cliente na hora que ele solicitar e correr o risco de perdê-lo.

Como se vê, somente um gerenciamento de custos eficiente pode identificar os verdadeiros gastos supérfluos que podem estar comprometendo a saúde financeira do seu buffet.

Neste post, vamos apresentar 6 dicas importantes sobre como deve se dar esse controle de forma que não comprometa o crescimento do seu negócio. Acompanhe agora!

O que é gestão de custos?

A gestão de custos para buffets é um conjunto de práticas e processos adotados para planejar, monitorar e controlar os gastos associados à operação de um buffet.

Esse tipo de gestão é essencial para garantir a rentabilidade do negócio e a satisfação dos clientes, além de permitir uma melhor organização e previsão financeira.

5 dicas de gestão de custos para seu buffet

Veja a seguir, alguns dos principais aspectos da gestão de custos para restaurantes e buffets:

1. Diferenciando custos e despesas do Buffet

O primeiro passo é deixar clara a diferença entre esses dois conceitos que ainda confundem muita gente:

  • Custos são os gastos diretamente relacionados à produção ou fabricação dos serviços oferecidos pelo buffet. Isso inclui a compra de ingredientes, contratação de cozinheiros e a preparação dos pratos. Por exemplo, o custo dos alimentos e bebidas que serão servidos em um evento é um custo direto.
  • Despesas são gastos que não estão vinculados diretamente ao produto, mas que existem em função dele, ou seja, para que o negócio ande e o produto seja vendido. Aqui estão incluídas as comissões, aluguéis e gastos administrativos.

Categorias de custos e despesas dos buffets:

Tanto os custos como as despesas pertencem a duas categorias. Confira!

Fixos: são custos e despesas essenciais para manter o buffet em operação a cada mês e têm que ser pagos, independente de sua produção e vendas, por exemplo:

  • Folha de pagamento;
  • Aluguel do espaço para festas;
  • Energia elétrica;
  • Água;
  • Telefonia;
  • Internet;
  • E outras despesas administrativas.

Variáveis: são custos e despesas atrelados ao volume de produção/venda mensal. Quanto mais eventos realizados, maior o custo. Exemplos de custos variáveis de um restaurante ou buffet:

  • Compras de insumos/produtos: Ingredientes para os pratos, bebidas e materiais descartáveis (guardanapos, talheres de plástico, etc.).
  • Comissões de vendas: Pagamentos a parceiros ou colaboradores baseados no volume de contratos fechados.
  • Impostos: Tributos que variam conforme a receita gerada pelo buffet.
  • Despesas extras: Custos adicionais com a contratação de pessoal extra para eventos maiores, transporte dos alimentos, ou aluguel de equipamentos específicos para certas festas.

Categorizar os custos e despesas é essencial para a gestão financeira eficaz de um buffet, permitindo uma visão clara sobre onde o dinheiro está sendo gasto e onde é possível otimizar recursos para aumentar a rentabilidade.

2. Escolhendo fornecedores confiáveis

Para obter o melhor orçamento para buffet, não basta procurar o melhor preço entre três fornecedores, como se costuma fazer.

É preciso atentar que, muitas vezes, uma economia pode vir a custar caro, se a mercadoria não for entregue no prazo e na qualidade necessária. Portanto, siga essas dicas fundamentais:

  • Tenha uma carteira de fornecedores confiáveis;
  • Conheça suas empresas;
  • Veja pessoalmente suas condições de produção e entrega.

 

Leia também: Como calcular os orçamentos de Buffet?

 

3. Preparando a reserva financeira

Para a gestão de custos eficaz do seu buffet, é preciso:

  • Trabalhar com estimativas;
  • Avaliar a relação custo-benefício;
  • Saber quais recursos são realmente imprescindíveis e viáveis para a empresa.

Trabalhe sempre com uma margem no orçamento, porque podem surgir imprevistos e você terá como intervir, sem prejudicar o fluxo da operação.

Por isso é importante contar com uma reserva para eventuais problemas.

4. Comparando a evolução entre períodos

Estabeleça metas mensais e anuais em cada uma das áreas e passe a acompanhar de perto a evolução de cada uma delas. Com esse “pente fino”, você conseguirá identificar onde estão os gargalos.

Será que seu controle de estoque, por exemplo, está sendo gerenciado adequadamente? Essa é uma área que, de forma geral, muitas empresas negligenciam e na qual se observam grandes desperdícios de alimentos.

5. Conhecendo o negócio para ter sucesso

De acordo com os especialistas em gestão estratégica de custos, para se conseguir verdadeira eficiência nessa área, é preciso, em primeiro lugar, que a empresa conheça profundamente o próprio negócio em que atua.

Isso significa saber quais são suas principais fraquezas e forças internas e, também, essas mesmas forças no ambiente externo — a famosa metodologia da Análise SWOT.

Por meio dessa metodologia, são avaliadas as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças com que as empresas interagem o tempo todo.

E, a partir dessas informações, é possível realizar todo um planejamento estratégico para crescimento e melhoria.

Como analisar os resultados para melhorar os custos?

Uma parte fundamental da gestão de custos em buffets é a análise contínua dos resultados financeiros em relação às expectativas e estimativas iniciais.

Em se tratando de projetos específicos, crie planilhas de acompanhamento. Com elas, você poderá analisar se os resultados corresponderam às estimativas planejadas.

Aqui estão algumas etapas e exemplos de como realizar essa análise:

1. Criação de planilhas de acompanhamento

Para cada evento ou projeto específico, crie planilhas detalhadas que permitam acompanhar todos os gastos e receitas. Essas planilhas devem incluir:

  • Estimativas iniciais: Previsões de custos e receitas baseadas no planejamento do evento.
  • Gastos Reais: Registros de todos os custos efetivamente incorridos durante a preparação e execução do evento.
  • Receitas Reais: Total arrecadado com a venda dos serviços do buffet para o evento.

Modelo de planilha para buffets:

MATEUS: Link de onde está a planilha, caso você queira fazer a sua: https://docs.google.com/document/d/1Yviiq1luxgPSC1aijLknvIUGL9_y_U0g/edit?usp=sharing&ouid=113930235700843205891&rtpof=true&sd=true

2. Análise de desvios de custos

Após a realização de cada evento, compare as estimativas iniciais com os custos reais para identificar desvios. Esses desvios podem indicar áreas de melhoria ou confirmar a precisão das suas estimativas.

Exemplos de análise de desvios de custos:

  • Exceder o Orçamento: Na tabela acima, os custos com alimentos e bebidas excederam a estimativa em R$ 500,00. Isso pode ter ocorrido devido a uma subestimativa dos preços dos ingredientes ou um desperdício de materiais. É importante investigar a causa e ajustar futuras estimativas ou práticas de compra para evitar esse problema.
  • Economia Inesperada: A mão de obra para o evento de casamento custou R$ 200,00 a menos do que o previsto. Isso pode indicar uma eficiência na alocação de pessoal ou uma negociação melhorada com a equipe contratada.
  • Estouro em Aluguel de Equipamentos ou Brinquedos: Em um evento infantil, o custo do aluguel de brinquedos para festa infantil foi R$ 100,00 maior do que o estimado. Pode ser necessário revisar os contratos com fornecedores ou considerar alternativas mais econômicas para futuros eventos.

3. Ajustes e melhorias nos orçamentos do buffet

Baseado na análise dos resultados, ajuste suas práticas de gestão de custos empresariais. Você pode fazer isso repensando a estimativa, negociando com fornecedores ou investindo em treinamentos.

Lembre-se de que, numa gestão de custos rigorosa, nem se pode “estourar” o orçamento, nem ficar muito abaixo dele, o que denotaria uma expectativa inicial ineficiente.

Conclusão sobre o gerenciamento de custos no seu buffet

O gerenciamento de custos é crucial para o sucesso de um buffet.

Diferenciar custos e despesas, e categorizá-los como fixos ou variáveis, permite uma visão clara das finanças.

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Ferramentas como planilhas de acompanhamento e planners financeiros ajudam a monitorar e ajustar operações continuamente.

Um planejamento financeiro robusto otimiza recursos, minimiza desperdícios e aumenta a rentabilidade. Analisar regularmente os resultados financeiros e fazer ajustes necessários garantem a eficiência operacional e o crescimento da empresa.

 

Como está o gerenciamento de custos no seu buffet? Está sendo feito de maneira estratégica? Quer conhecer outras dicas para uma gestão financeira eficiente?

Converse com quem é especialista em contabilidade para Buffets e é Parceiro do Buffets Perto de Mim, entenda como você pode usufruir desse benefício e pague menos impostos.

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